仕事術

【マインドマップ】仕事で行き詰まった時にやって良かった対処法

仕事がうまく進まない。

ビジネスマンなら誰しも経験したことはあるのではないでしょうか。

私も仕事がうまく進まず、仕事に行くのが嫌になるなんてことも数多く経験してきました。

その時、「なぜうまく行っていなかったのか。」「なぜうまくいっていないと感じたのか。」という観点から分析し、あることを実践することで、仕事の行き詰まりが解消されました。

その実践を紹介していきます。

仕事で行き詰まっていると感じる理由

仕事がうまくいっていないと感じるのは、どんな時でしょうか。うまくいっている時とうまくいっていない時の仕事の差はどういった点で感じるのか。私は自身体験を踏まえて考え、大きく2つあることに気付きました。そのうまくいかない原因を紹介します。

【理由①】やるべきことを把握していない

私は、仕事がうまくいっていないと感じるのは、”時間外労働が増え、それでもやるべきタスクが残っている状態”のことだと思っています。

この状態がどんな時に起きてきたかを考えてみると、”単純にタスクを複数持っている場合”もしくは”難しいタスクを担当している場合”の大きく別けて二つあると気付きました。

複数のタスクを持っている場合

 

複数のタスクを持っている場合

何を優先的に手を付けるのか。そして、複数並行して実施していく中で、1日のうちどういった時間配分で進めていけば間に合うのか。一つ一つのタスクに必要な実施事項は何かということを把握しておく必要がある。

実際は「早く終わりそうなものから手をつける」という日もあれば、「一日かけて時間のかかるタスクをこなしていく」という日もありました。

計画性という側面で大きく欠けていたということに、振り返ってはじめて気付きました。

複数のタスクを持つということは、期限を守るために優先順位をつけてスケジュールを組む必要があると思います。これができないことによって、仕事に追われる感覚が染み付いていたのだと思います。

難しいタスクを担当している場合

難しいタスクを実施していると、先行きが不透明であり、なかなか結果も出なくてとても辛かったのを覚えています。最終的な期限は決まっているものの、何をどうすればそのゴールに辿り着けるのか。それを考えることにとても苦労しました。試行錯誤を繰り返し、上司からのアドバイスを仰ぐなどやれることはやっているつもりでも、ゴールが見えないというのはとても辛かったです。

難しいタスクを担当するというのは、結果が出にくく、結果に結び付くまでの期間が長いことから辛いと感じてしまうのだと思います。

ゴールまでの道筋が明確な時は、どれだけ複雑なタスクでも辛いと感じることは少ないのではないでしょうか。

以上の二つの場合において、仕事がうまくいっていないと感じていたと気付きました。

【理由②】短期目標が設定できていない

大きなタスクを持つ時ほど、小さな目標が大切だと思っています。

私は当時、最終的なゴールに向かって進めていたので、半年〜1年程度の長いスパンでしか目標設定をしていませんでした。

この長いスパンでのみ目標設定をしていると、最終目標が達成されるまで達成感を感じることができないと思います。私の場合、この状態で仕事を進めていると、開始して2、3ヶ月でガス欠状態に陥ってしまっていました。

マラソン選手が42.195kmを走っている時に、「次の電柱まで頑張ろう」と思うのと同じように、なるべく短いスパンで近いゴールを複数設定し、距離を細分化する事が大切だと気付きました。

仕事に行き詰まる前にマインドマップを作成しよう

やるべきことが明確でないため、仕事に追われる感覚になりますよね。その時におすすめなことが、”マインドマップで思考を整理する”という事です。また、マインドマップは思考整理だけでなく、”アイデアを出す”ためにも使うことができます。それらについて紹介していきます。

なぜマインドマップは思考整理ができるのか

私は、スケジュールを作成したりすることは必ずやるようにしていたのですが、思考そのものを整理するということはやっていませんでした。

スケジュールを作成する時には、頭の中で整理されているものだと勘違いしていました。

なぜマインドマップを作成したのかというと、マインドマップでは最終目標から逆算して全ての項目を結びつける事ができるからです。

最終目標を因数分解していくことで、足りていない要素や頭で考えていたことが形になっていくことで客観的に物事を見ることができるようになります。

また、目標を複数の要素に分解していくので、中カテゴリとなるものをそのまま短期、中期目標に設定できました。そのため、改めて目標設定をする必要がなくなりました。

この完成したマインドマップは、自分の考えるゴールまでの仮説となります。

この仮説に従っていつもやっているスケジュールを作成していき、それ通りに進めることを意識していけば、うまくいっていないという定性的な判断はしないようになると思います。

このマインドマップ(仮説)こそが、自身の思考、目標であり、結果として途中で迷うという事が少なくなりました。

仕事に行き詰まる時はどんな時かというと、思考が止まる時だと思います。

だからこそ、マインドマップで思考を整理してから進めることで行き詰まることを未然に防ぐことができるのです。

マインドマップで思考整理する方法

では実際にマインドマップはどのように作成して行けばいいのでしょうか。その具体的な方法を説明していきます。

マインドマップを作成する手順は以下のとおりです。

マインドマップ作成手順

手順①仕事の成果、目標を中心に書く
手順②成果のために必要な要素を大まかに記載していく
手順③それぞれの要素に対してアクションレベルでさらに深掘りする
手順④アクションレベルに実施期間(目安)を入れる

マインドマップでやることは以上の4つの手順のみです。

手順①仕事の成果、目標を中心に書く

手順①では、これから達成したい仕事の目標を記載しましょう。

ここでは、多少長くなっても具体的に書くことによって次の要素への分解がしやすくなりますので、私の個人的な意見としては、なるべく詳細に書くことです。

ざっくりとした目標でもいいのですが、目標がざっくりしてしまうと無駄な要素分解までしてしまうことがあるので、明確な目標があるのであれば具体的に漏れなく記載することをおすすめします。

手順②成果のために必要な要素を大まかに記載していく

手順②では、目標達成に必要な要素を大まかに記載するのですが、手順①にて具体的に書いた際にキーワードがいくつか出てくると思います。

そのキーワードを並べるイメージで枝分かれさせていきましょう。

この手順②でやることは中期目標です。目標達成に必要なタスクというのは、1つに限ったことではない場合が多いですよね。そのタスクに漏れがないように分解していくイメージです。

その時、ただ単語を書くのではなくて具体的な数値などを入れることによって中期目標を見える化していきましょう。

手順③それぞれ要素に対してアクションレベルでさらに深掘りする

手順③でやることは、実際のアクションプランを立てるということです。

手順②で記載したカテゴリ要素をさらに行動単位で分解していくことをしていきます。

ここではざっくりしたモノでなく、必ず実施するタスクごとに記載していきましょう。

1つの枝でのアクション(行動)も1つだけにしましょう。
複数のアクションを持った枝を作ってしまうと行き詰まる原因になります。

複数のアクションを持つ枝を作らない
複数のアクションを持つ枝は、実行段階で意外と時間がかかったり、全体像を定量的に把握する場合にこのマインドマップが参考にならない可能性があります。

手順④アクションレベルに実施期間(目安)を入れる

手順④では期間の設定をしていきます。

ここでは、手順③で作成したアクションレベルに期限をつけることで計画性を具体化していきます。

この際、無理な日付設定をすることはやめておきましょう。

手順③でのタスク分解がしっかりしていれば、期間設定する際に非常に精度の高いものが作れるようになります。

マインドマップでアイデア出しをしよう

これまでは、仕事における目標達成のためのタスク出しとしてマインドマップを使う手順などを紹介してきました。

マインドマップというのは仕事の進め方という思考の整理だけでなく、今見えている課題などについて原因分析をすることや、理想を求めるために必要な要素を洗い出すことにも使うことができます。

アイデア出しの手順は以下のとおりです。

マインドマップでアイデア出しする手順

手順①アイデア出しのテーマを中心に書く
手順②テーマに対するカテゴリを書く
手順③カテゴリをさらに深掘りする(サブカテゴリ)
手順④サブカテゴリをさらに深掘りする(アクションレベル)

この手順によって、アイデア出しから具体的なアクションレベルまで整理することができます。

マインドマップとタスクスケジュールの連携

マインドマップによって思考が整理されれば、タスクスケジュールに反映することによって、目標達成まで管理することができるようになります。

「マインドマップでタスク分解+思考整理」⇨「タスクスケジュールで管理」という流れでやっていくと、仕事を進めることがグッと楽になっていきます。

マインドマップを作成することが目的ではなくて、仕事の目標を達成するためのタスク分解、思考整理としてマインドマップを作成しているのです。

マインドマップを作成して、自分の考えがまとまった気になって終わる人ってたくさんいると思います。

作って終わりではなくて、実際に完遂するまでの管理が必要になりますので、その方法としては、タスクスケジュールの作成をおすすめしております。

本記事では具体的な方法は紹介しておりませんが、別の記事で紹介しておりますのでそちらを参考にしてみてください。

仕事がうまくいく計画の立て方と計画通りに進めるためにやるべきこと