仕事術

仕事がうまくいく計画の立て方と計画通りに進めるためにやるべきこと

仕事が計画通りに進まない。計画通り進まないから仕事は溜まるし、時間外労働は増えるし良いことがない。同じような状況になっている人はいませんか。仕事を進めていく上で、計画通りに進めることはビジネスマンとして重要なスキルですよね。計画通りに遂行するためには、大きく3つあると思います。

①視える化して、全体像を把握する
②やらないことを明確化する
③計画通りに実行する

これらのうち、本記事では「③計画通りに実行する」について紹介しています。

結論

【計画通りに進められない理由】
・計画をうまく立てられていない
・完璧主義になっている

【解決策】
・無理な計画を立てない
・潜在するリスクに仮説を立てる
・問題解決時間を計画に盛り込む

【心掛け】
・段階仕上げ
・人を頼る

これらについて解説していきます。

計画通りに進められない理由

そもそもどうして計画的に進められないのでしょうか。計画通りに進められない原因は2つあると考えています。

【原因①】計画がうまく立てられていない

【原因②】完璧主義になっている

これらについて解説していきます。

【原因①】計画がうまく立てられない

計画通り進めれられない原因には、計画を立てる段階で無理な工程を引いているという事があります。無理な工程とは、物理的に終わるはずがないものや、何か問題が発生した時に対処する時間を儲けていないため、その分遅れてしまうことになります。

計画を立てる上では、計画達成までに必要なタスクがいくつもあると思います。

それぞれのタスクにリスクが潜んでいるものであり、
”こういう事が起きるかもしれない”という仮説を持っておくことが大切です。

リスクを知っていれば、その対処時間についても仮説をもとに想定できるため、対処時間を考慮した計画を組む事ができます。

目標期日が先に決まっている場合の仕事であれば、この限りではありません。

【原因②】完璧主義になっている

仕事を進める上で、期待される以上に仕上げたいと思うでしょう。ただし、その結果期日を過ぎてしまうというのは本末転倒だと思います。

完璧主義の中には、「自分で全て解決したい」「10割完成を目指したい」と言ったように、自分で100%を目指すという状態が言えるでしょう。

客観的に自分のタスクを見れる人なら良いかもしれませんが、「こうすればいい」といったように、思い込みや先入観によってタスクをこなしている場合があります。

大切なのは、自分で完遂することよりも期日を守ることがビジネスマンには求められる成果ではないでしょうか。

うまくいく計画の立て方

”【原因①】計画がうまく立てられない場合”の対処法をここでは紹介します。

先にも述べた内容を整理すると原因は以下の通りです。

計画をうまく立てるために実践すること

【実践①】無理な計画を立てない
【実践②】潜在するリスクに仮説を立てる
【実践③】問題解決時間を計画に盛り込む

計画をうまく立てるために実践することは以上の3つです。

【実践①】無理な計画を立てない

計画でよくありがちなのは、無理な計画を立てるということです。計画段階だと、順調に進むことばかりを考えるため、常にトップスピードで仕事をこなしていく自分を想定しがちです。

計画とは本来以下のようなものです。

計画とは

・仕事をスムーズに進めるために作成しているもの
・原則リスケ(スケジュールの見直し)は行わない

簡単に期日を過ぎたらリスケするということを繰り返していては、計画の意味はありません。

繰り返しになりますが、計画通り進められる計画を立てるという事が大切になってきます。

無理な計画とならないために必要なことは、100%の自分を想定した計画にしないことです。

例えば6ヶ月で完遂させるはずの仕事が、1ヶ月目で他のタスクにトラブルが発生し、手が付けられなかったため、リカバリーができずリスケしてしまう。こんなことにつながりかねません。

タスクを複数持つ人なら、一日の中で一つのタスクに費やす時間が限られています。

これをあたかも一日中できるかのようなスケジュールで組んでしまうと、先に述べたようなことが起こってしまいます。

そんな人いるわけないじゃんって思いそうですが、結構やる人いるんですよね。計画断面は、新しいことを始めることでポジティブな発想しかしなかったりしませんか。その結果キャパオーバーとなる計画になっていることに気付けない場合があります。

そうは言ってもやることが多すぎるから仕方ないじゃんって思う方もいるでしょう。

そんな方には「やらないことリストの作成」をおすすめしております。

「やらないことリストの作成方法」については、別の記事で作成しておりますので、そちらを参考にしてみてください。

やらないことリスト作成を習慣化するだけで仕事が楽になる理由

【実践②】潜在するリスクに仮説を立てる

仕事において、『達成するまでに複数の手段から選択する機会がない』というのは、ほとんど起こり得ないと思います。

仕事を進めるにあたって、うまくいかないかもしれないポイント(リスク)というのはあらかじめ想定できるはずです。タスクに潜むリスクを書き出しておくと、いざという時に落ち着いて対処することができます。

これらのリスクを想定しておけるかどうかが、仕事で躓いた時のリカバリーの速さにつながってきます。

そのためには、思考整理をして考え方に幅を持たせるといいと思います。

思考整理については、マインドマップを使用することをオススメしています。

マインドマップについては、別の記事で紹介していますので、そちらを参考にしてみてください。

【マインドマップ】仕事で行き詰まった時にやって良かった対処法

潜在リスクを想定できたら、その時の打開策とリカバリーにかかる時間を簡単に考えてみましょう。

この時、深く考えすぎて計画に時間かかりすぎるのは本末転倒ですが、仕事は段取り八分と言います。それくらい計画には力を入れると良いと思います。

【実践③】問題解決時間を計画に盛り込む

長期化する仕事ほど、イレギュラーが起こる可能性が上がります。

途中で追加の仕事が発生することもあるでしょうし、突発的に休暇を取らなければいけない可能性もあります。リカバリーできる計画を立てることが大切です。

”1週間程度のものならプラス1日”、”1ヶ月程度であればプラス3日”など、あくまで例ですが、これまでの実績をもとに計画するといった自分の時間感覚的な要素を磨くことで計画の精度が上がってくると思います。

大切なことは、はじめから完璧な計画は立てられないことを理解することです。

計画通りにいかなかったのはなぜかを考えて、次の計画段階でその失敗を盛り込むことで精度が上がってきます。

複数のタスクが重なっている場合

・日々の時間配分
・タスクスケジュール作成による視える化
・潜在リスクの抽出
・計画段階での問題解決時間の確保

これらに気をつけて計画を立てていきましょう。

完璧主義より適当主義がうまくいく

完璧主義の人は、『自分で全てやりたい』『初めから100%を目指す』と言った傾向が強いと思います。

もちろんこれは素晴らしいことですが、この状態で計画通りやり遂げられる人は一握りだと思います。

対して、適当主義というのは、100%までは行かずとも期日内にそれなりに仕上げることを意識します。

期日内に仕上げるためには、次の手段を使って行きましょう。

【心掛け①】段階仕上げで無駄時間削減

【心掛け②】人の手、人の意見を借りる

これらの重要性について、一つずつ解説して行きます。

【心掛け①】段階仕上げを心掛ける

はじめから完璧を目指すと、仕上がってきた状態で初めて上司に確認してもらうことをします。まずは、そのタスクの骨組みや方針が立ったら上司に確認しましょう。

この断面で方向性が間違っていたり過不足があると、後々やり直しが発生します。

場合によっては、大きくリスケする必要が出てきます。

そうならないためにも、段階的に仕上げていき、逐一方向性が間違っていないかや仕事の依頼に対して正確に実施しているかを確認しましょう。

確認頻度としては、”2割⇨5割⇨8割⇨完成”くらいが受け手も煩わしくない頻度だと思います。

計画通りに仕事が進められるというのは、いかに”やり直しを減らす”かどうかという要素がとても重要です。

このやり直しが発生することこそが、仕事上での無駄となります。

やってみないとわからないことであれば仕方ありませんが、確認一つで回避できることであれば、積極的に確認会話をしていくことをおすすめします。

【心掛け②】人の手、人の意見を借りる

完璧主義にありがちなのが、”人に頼むより自分でやった方が早い”ということです。これって誰しも一度は使った事があるようなフレーズかもしれませんが、依頼の相手が受けてくれるのであれば、頼れば良いのです。

同じ会社、部署に属する者であれば大切なのは、期限を守るという事が最優先事項です。

また、タスクによっては自分より優れた同僚や先輩がいるかもしれません。

そんな時は、ある程度考えた段階でアドバイスを受けましょう。

仕事中に自己学習によりインプットしたり、ひたすら考える行為は何も生み出していない時間になります。

計画段階でやっておきたい2STEP

①自分で考え抜けないポイントがいつくるか予測を立てる
②そのポイントに到達したら、得意な人から進め方を聞き出す

計画段階である程度思考が進んでいれば、自分で考え抜けないポイントがいつくるか予測が立てられます。

その予測のポイントに到達したら、考える時間に費やすのではなく、得意な人から進め方となる部分を聞き出します。

これによって時間は削減できますし、このことだけでは”あの人は仕事ができない”と短絡的に言われることもないでしょう。

まとめ

今回は”計画通りに仕事を進めるために実践すべきこと”について解説してきました。

ここでのポイントは以下の通りです。

まとめ

●仕事が計画通りに進まない理由
【原因①】計画がうまく立てられていない
【原因②】完璧主義になっている

●計画段階でやるべきこと
【実践①】無理な計画を立てない
【実践②】潜在するリスクに仮説を立てる
【実践③】問題解決時間を計画に盛り込む

●実行段階で心掛けること
【心掛け①】段階仕上げで無駄時間削減
【心掛け②】人の手、人の意見を借りる

仕事において、PDCAサイクルが基本になっています。
今回はこのうち”P”と”D”の部分について解説してきましたが、大切なのはその”P”と”D”の精度です。この精度が上がってくると気持ちが楽になります。リスケが付き物になると、計画があってもどれだけ自分が頑張ればいいか分かりませんからね。”段取り八分”という言葉を意識して、精度の高い計画と実行力を身に付けていきましょう。