仕事術

仕事の無駄探しと隙間時間の埋め方。サラリーマンはここで差が付く

24時間365日は、人間にとって誰しも平等に与えられるものです。これらは、年齢や収入に関係なく平等に使うことができるからこそ、その時間の使い方で差が付くことになります。1週間で5日は仕事をするものだとしたら、そこに潜む無駄時間や隙間時間は必ず存在します。これらを見つけ、無駄を減らし、有意義な時間に変えることで同期や先輩たちに圧倒的に差をつけることができるはずです。

本記事では、サラリーマンに特化した無駄時間の抽出や隙間時間の埋め方を徹底解説していきます。

無駄時間を減らすためにやること

無駄時間を減らすためにやること

前提として、やらなくていいことはやらない

【実践すべき7つの行動】
①ルーティンをリスト化する
②人の移動時間を削減する
③書類の印刷やコピーは最小限にする
④通勤時間を減らす
⑤同僚や上司に無駄時間を使わせない
⑥雑談はしない
⑦デュアルモニタで作業を行う

順番に解説していきます。

やらなくていいことはやらない

前提として、やらなくてもいいことに使う時間は無駄時間の典型的な例です。

与えられた仕事に対して、期待以上の成果を出そうとする意気込みはとても大切ですが、必要以上に時間を費やし、時間対効果が低いものはサラリーマンとしてやってはいけない行動でしょう。仕事の目標達成のためには、「最速で最短のルートを探す」ということが大切です。

回り道を避けるということは、誰でも実践することが可能です。

そのためには、”やらなくていいことはやらない”というマインドセットが必要です。

”やらなければならないこと”と”やらなくていいこと”の選定の仕方は、別の記事で紹介していますので、↓こちらを参考にしてみてください。

やらないことリスト作成を習慣化するだけで仕事が楽になる理由

「やらなくていいことをやめる」というのは、一つのタスクを効率化することよりも、労力をかけず、さらには気持ちを楽にしてくれる得策です。

まずは、自分が見えているタスクの中でやらなくていいことを洗い出してみましょう。

無駄時間を抽出し、実践すべき7つの行動

では具体的に何をすれば良いかを見ていきましょう。

①ルーティンをリスト化する

毎日やっていることこそ、実は無駄になっていることが多かったりしませんか。

無駄時間を効率的に見つけて減らすためには、頻度の多いものから探すことが鉄則です。

「毎日やっているから・・・」という理由だけで、本来なくすことができるものに気付けていない可能性があります。

また、頻度が多いものであれば、そこにかかる時間も必然的に多くなってきます。

なくすことで生まれる時間も多くなるのは言うまでもありませんね。

年に数回しかやらないことを見つけるよりも遥かに簡単で、効果があるものと言えるでしょう。

②人の移動時間を削減する

仕事中の移動時間は、果たして労働と言えるでしょうか。

会議室までの移動や他部署への訪問など、一日の中で席を立ち上がって移動しているでしょうか。

1回の往復が1分であったとしても、これが5回、10回と増えていけば、一日の中で5分、10分と移動するだけの時間が生まれてきます。

この移動時間では、あなたは”何も生み出していない”ということになります。

その時間に対して会社は給料を払っており、その結果残業する時間が増えているということになりかねません。

トヨタの働き方の考え方が非常に参考になるので、簡単に紹介します。

トヨタの働き方の考え方として、”動き”と”働き”という使い分けがあります。
”動き”というのは、人の移動やモノの移動などの付随作業のことであり、それ自体が仕事の成果物につながらないことを指しています。”働き”というのは、動きの反対です。

つまり、この働きの時間をいかに増やすかが、ビジネスマンとして価値を高めるということに繋がるでしょう。

③書類の印刷やコピーは最低限にする

これも先ほどの移動時間と似ていますが、コピー機まで移動する時間や印刷をかけている時間、印刷物を整える時間というのは、無駄な時間に値するのではないでしょうか。

取引先との対面会議で使用する書類やお客様に提出する書類をコピーするというのは、仕方のないことかもしれません。

なくすべきは、自分自身で使用する書類をわざわざ紙で持っておく必要があるかという点です。

”時間を使う価値”についてフォーカスすると、選択ができると思います。

④通勤時間を減らす

通勤時間は仕事として拘束される時間です。もちろん通勤時間を減らすために会社の近くに住むことも手でしょうが、都心に近い会社ですと、家賃が高騰するので住めない事情はあると思います。テレワークが浸透してきたいま、出勤する必要があるか選択することができます。

出勤する日を決めると、出勤した時にしかできないことを予定としてバンバン入れていきます。

対面の会議があるときには出勤し、その前後に出勤時にしかできない予定で埋めていくというのが、私のスタイルです。

これをやることで、出勤時とテレワーク時の仕事の内容がはっきり分断できます。

出社回数を減らすことで、自己啓発に取り組んでスキルアップに当てたり、家事や子供と過ごす時間に変えられたりとメリットがたくさんあります。

⑤同僚や上司に無駄時間を使わせない

会議を主催する場合や同僚・上司に相談する際は相手の時間を使っている意識を持たなければいけません。

自分の段取りの悪さから会議が延長してしまえば、出席人数×時間が無駄時間となります。

30分や1時間と時間をはっきり決め、この中で必ず収まるように段取りをしていきましょう。

書類の上覧などもそうですが、複数にまたがる書類の中で確認して欲しい事項のところに付箋を付ける、認識がずれないように注意点を付箋でつけるなど細かな気遣いにより、相手の確認時間を省略できるようにできると更にいいでしょう。

⑥雑談はしない

雑談と言っても、職場のコミュニケーションのためには必要な場面もあると思います。

ずっと仕事をしていれば気が滅入ることもあるでしょう。

ここで無駄時間としているのは、相手の時間を奪うということです。

相手が集中している場面で話しかけるというのは、相手の生産性を落とす事になるので注意が必要です。

集中している相手には話かけないなどのマイルールを持った上で、コミュニケーションを楽しむことをおすすめします。

⑦デュアルモニタで作業を行う

とある調査によると、シングルモニタでPC作業を行うよりも、マルチモニタで作業する方が平均で42%生産性が上がるという結果があります。

小さいPC画面で作業することよりも、大きめのディスプレイを併用して作業することで参照しながら作業ができたりとメリットが多くあります。

もし、ディスプレイを置けない環境であるのであれば、まるでディスプレイがあるかのように作業できる魔法のようなショートカットキーがあります。

それが『Alt』+『Tab』キーです。

これをやると、一瞬にしてウィンドウを切り替えることができます。

意外と知らない人が多いテクニックですので、今日この瞬間から使ってみてください。

隙間時間を埋める

隙間時間の使い方がうまい人は、仕事を終わらせるスピードが早い人が多いでしょう。なぜなら隙間時間は短いからこそ無駄にしやすいからです。私の経験では、この短い時間を有効活用できるようになると、仕事の整理がうまくいきます。

隙間時間とは

隙間時間とは、ちょっとした空き時間のことを言います。

会議が思ったより早く終わったなど、そういったことはよくありませんか?

サラリーマンにおける隙間時間は、以下のものがあると思います。

隙間時間

・通勤時間
・次の予定までの短い時間

通勤時間

先ほども述べたように、通勤時間は仕事上の拘束時間です。

この移動時間に何をするのかでも同僚と差を付けるポイントとなるでしょう。

ただ、音楽を聴きながらぼーっと外を眺める。もちろん否定はしませんが、同僚と差を付けたいと本気で思うならば、この時間を蔑ろにしてはいけないと思います。

通勤時間はインプットもできれば、アウトプットもできる時間だと思いますので、有意義な時間になるように心がけていきましょう。

次の予定までの短い時間

ちょっと空いた時間は、会社員にとってよくあるのではないでしょうか。
予定が入っているほど、隙間時間は生まれやすいと思います。

予定の間がしっかり空いている場合は、それなりに時間のかかるタスクに取り掛かることができますが、5分や10分などの短い時間では、やれることは限られてきます。

この時間は、一区切りで見れば短い時間になりますが、1日、1週間、1ヶ月・・と長い目で見たときには膨大な時間となります。

この隙間時間をうまく活用できるかどうかが、差を付けるポイントになるのではないでしょうか。

職場の方を想像してみてください。あなたの周りには、隙間時間をいつも無駄なく活用できている方はいるでしょうか。

隙間時間でやることを予め決めておく

隙間時間は短時間ですが、長い目でみた時は膨大です。

そして、隙間時間は必ず生まれるということを認識する必要があります。

この認識を持った人は少ないのではないでしょうか。

隙間時間ができてから、何をするか決めるでは遅い

隙間時間は必ず生まれるということは、隙間時間で実施することの予定を立てることで無駄な時間を減らすことができます。

「なんか時間ができたな」と思った瞬間に、次のアクションを起こすことが大切です。

隙間時間に何をするか考えていない人ほど、できるはずもない重たい内容に手をつけて、中途半端に終わらせていきます。

考えておくのを忘れていた・・・ということであれば、今考えていることの思考整理に時間を割くといいと思います。

重たいタスクがある場合は、そのタスクに関するマインドマップを作成して、タスクを分解する。

よくあるのが、タスクを書き出しているものの、タスク内に複数の実施事項が混在しているということです。

これでは、いざ動こうと思ったときにすぐ動き出すことができません。

タスク分解は行動の単位ごとにしていくことで、迷いがなくなります。

タスク分解にはマインドマップが有効な手段であり、短時間でも思考整理をすることができますし、中途半端で終わったとしても、自分の思考を一時保存することができますから、後で見返しても十分に整った状態から始められます。

5分単位で区切れるタスクを整理しておく

隙間時間は短いからこそ、時間のかかるものに取り掛かることは避けましょう。

中途半端に始めてしまうと、結局後から同じ作業をすることになりかねません。

そうならないためにも、ルーティンワークなどで短時間で済むタスクを把握しておきましょう。

「なんだか仕事に集中できない」などいったときにも、これらのルーティン短時間作業というのは、仕事しながら一度オフの状態に持っていくことができたりします。

また、隙間時間は場合によって長さが異なりますから、5分単位でタスクを区切れれば、時間に合わせて実行することができます。

ここまでやれる会社員が果たしてどれだけいるでしょうか。

昼休憩前であれば、休憩時間をずらす

最近では、勤務時間をずらすことができるフレックス体制を取っている企業が多くなってきました。

朝のスタート時間や終わり時間まで、自身の仕事の都合で時間配分を変えることができます。

これらのフレックス勤務は、活用次第で仕事効率を高めることができます。

昼跨ぎの20分+40分で1時間働くよりも、1時間をまとまった形で確保した方が仕事が進めやすいことが多いです。

自社の制度はうまく活用していきましょう。

昼休憩の20分前に予定が終わってしまい、そこから20分間別の新しい仕事を実施するなんてことが起こりませんか?そんな時は、無理して決められた時間まで仕事をするよりも、思い切って午前中は切り上げて、早めに昼休みを取ることをおすすめします。早めに昼休みに入ったとしても、午後のスタートを早くして、まとまった時間を確保すればいいのです。

隙間時間でやれること(通勤編)

先ほど、通勤時間は隙間時間であると紹介しましたが、実際にどんな過ごし方ができるのでしょうか。

私が実践しているオススメの方法2つを紹介したいと思います。

自己啓発のための読書

読書は、個人の凝り固まった思考をほぐすことができます。思考が一辺倒の人は、問題に直面したときに悩む傾向にあると思いますし、人からの意見を自分に合うか合わないかの自分目線でしか判断できない場合がありますよね。自己を高めるためには、あらゆる分野の読書が必要だと思います。

もし、自分の上司が本も読まない、自己啓発しない人で、「昔、俺の時は〇〇だったから・・・」みたいな指導の仕方してきたら、どう思いますか。

私だったら、昔と今は違うと聞く耳を持たないかもしれません。

やはりその時々で、重視されることは変わってきますし、解決策の引き出しが多いほど、頼りがいがある人になることができます。

通勤時間は、まさに読書時間として適しており、片道1セクションの読書するだけでも、本を読まない人に比べて、差を付けることができます。

最近では、オーディオタイプのものもあるため、聴き流しで電車に揺られることも可能になってきました。

自分に合った読書スタイルで、隙間時間を埋めてみてはいかがでしょうか。

私があまりおすすめしない方法として、”本のまとめ動画で読んだ気になる”というのがあります。すごく綺麗にまとまっていて、理解した気になるのですが、読書とは別物だと思っています。本を読むと、自分が感銘を受けるポイントが、他の人とは違うことに気がつきます。

自分独自の感銘を受ける場面に出会えないというのは、すごくもったいないと思いますので、是非自分で”読む”という方法でやってみてください。

考え事のマインドマップ作成

一人でじっくり考える時間は、家庭を持つと特に減ってくると思います。通勤時間は一人であることがほとんどだと思いますので、自分のペースで思考を整理することができます。そこで使用するのが、マインドマップです。私は思考整理は必ずマインドマップを使います。

マインドマップはPCを使った方が効率よく作ることができるのですが、スマホでも作ることができます。

超大作のようなものはスマホには不向きですが、ちょっとした思考整理はスマホで十分だと思います。

私が使用しているのは、”Xmind”というアプリです。

思考の偏りや頭の中だけでは整理しきれないことを、文字化することで客観的に自分の思考を捉えることができます。

通勤時間は時間拘束がある上、本を読むことやスマホを触るくらいしかできませんから、電車に乗った時のルーティンの中に取り入れることをおすすめします。

金曜日はマインドマップ、月〜木曜日は読書など自分で決めて行ってもいいかもしれませんね。

やらない方がいいこと

やらない方がいいことは、”無駄に寝る”や”音楽を聴く”ということです。

リラックスしたいのであればいいのですが、暇つぶし状態になる必要はないと思います。

あくまでこの記事を読んでいる方は、他の同僚と差を付けたいと思われているはずなので、自分に甘い部分は望んでいないでしょう。

限られた時間で適切なインプット、アウトプットをするために、通勤時間も有意義な時間にすることを意識していきましょう。

隙間時間でやれること(仕事中編)

仕事の隙間時間は、予めやることを決めることが大切であると先に述べました。

思考整理意外に、仕事中に実践してみておすすめの取り組みを紹介していきます。

整理整頓

デスクの上や、パソコンのデスクトップが散らかっていては、効率よく仕事ができるわけありませんよね。

デスクの上は基本的に常に綺麗にしておくのですが、仕事が立て込んでどうしても散らかってしまう場合には、積極的に整理整頓の時間として隙間時間を使っています。

また、デスクトップに限らず、パソコン内のフォルダの整理は常日頃からまめに行うことをおすすめします。

フォルダの中の状態で、その人の仕事のまとめ方や考え方が見えると言っても過言ではないのではないでしょうか。

探す時間は無駄そのものですから、探さなくても直感的にフォルダ内のファイルにアクセスできるくらい整理されている状態を作り上げることが大切です。

これら整理整頓については、別の記事で重要性を紹介しておりますので、そちらを参考ください。

仕事を効率的に進めるためのおすすめデスクとオフィスの整理術

メール返信

メールは来たら返す派と、一日に見る時間を決める派に分かれると思いますが、私はその時の気分で変える派です。

もちろん決まった時間にメールを見ますし、通知だけポップアップするようにしているので、重要そうなメールについてはすぐに返信しています。

メール自体もすぐに返さないとタスクとして、残っている感じがして嫌に思う人もいると思いますが、隙間時間に返すことでリセットすることができます。

重要でなく緊急でないメールについては、隙間時間をうまく利用して返信していきましょう。

単純作業

毎日実施するようなことを午前中の頭の冴える時間に実施するのは、とても勿体ないです。

毎日やるルーティンワークのような単純作業は、思考停止状態でもやることができますよね。そういったものは、隙間時間で淡々と終わらせてしまいましょう。

これらの単純作業は、昼休み後の頭の冴えない時間帯や隙間時間で実施することをおすすめします。

昼休みの過ごし方

昼休みの過ごし方でその人の日常が見えると思っています。

ご飯食べて休み時間いっぱいまで昼寝する人は、熱中していることがない人に多い気がします。(個人的主観ですが)

この時間も仕事の拘束時間として、有意義な時間に変える意識を持つといいと思います。

ついやってしまうダメな過ごし方

「昼ごはんをお腹いっぱい食べて、昼休み終わりまでひたすら寝る」

これをやっている人は多いのではないでしょうか。もちろん人それぞれなので、いいのかもしれませんが、差を付けたいと思う方ならこう合ってはいけません。

寝ることを否定しているわけではなく、「意味もなく寝るというのは避けましょう。」ということです。

「スッキリするために時間を20分まで」といったように、時間配分を決めることをおすすめします。

また、「スマホゲーム」をやる人もいるかと思いますが、デスクワークの人はなるべく目を休めた方がいいと思いますので、液晶から離れるといいと思います。

昼休みのルーティンを決める

私の昼休みルーティン(1時間)は以下の通りです。

食事(15分)⇨歯磨き(5分)⇨仮眠(20分)⇨読書(20分)

このルーティンを続けています。

食事は食堂でとることが多いので、時間もかからず済みますし、お腹いっぱい食べることもまずありません。

仮眠はスッキリさせるために、20分以内と決めています。

Youtubeで瞑想音楽を流してリラックスしながら目を閉じるだけというときもあります。

また、仮眠が終わったら読書タイムスタートです。

私の一日の読書時間は、通勤時間のうち電車に乗っている時間の30分と、会社での昼休み20分、寝る前の30分程度と決めております。

寝る前は、寝落ちすることもあるので時間に前後ありますが、大体一日で1時間強の読書タイムを設けています。

寝る前はブルーライトが気になるということと、部屋を暗くしているため紙系で読めないことを踏まえて、Kindle PaperWhiteという読書専用のタブレット端末を使っています。

これはブルーライトカットのタブレットなので、寝る前でも気兼ねなく読書することができます。

会社の昼休みもこれを使って読んでいます。

まとめ

サラリーマンが他の人たちと差を付けるためには、時間の使い方を見直すことが非常に重要です。

中でも、仕事モードに切り替わった状態からいかに仕事に向き合えるかどうかというのは、仕事する時間を延ばすことなく実践できることなので、ぜひチャレンジしたいところです。

そのためには、”無駄な時間を減らす”ことや”隙間時間を効果的に利用する”ことがとても大切になってきます。

今の自分の時間の使い方の中で、見直せるところはどこなのかを一度分析してみてはいかがでしょうか。

どうせ同じ時間を過ごすなら、効率よく結果を残せるようになりたいですよね。