仕事術

デスクの整理整頓が大事な理由とは?書類や引き出し整理のコツを紹介

皆さんのデスクやオフィスはキレイと言えますか?ある調査によると、ビジネスマンの1年間でモノを探す時間は約150時間だそうです。これって仕事の時間だからって考えると「そんなもんかあ」って思いそうですけど、自分の人生のうち、150時間×40年=6,000時間ですよ。この時間を無駄と理解し、少しでも削減していきましょう!
結論

【デスクを綺麗に保つために】
・デスクの上は最小限にしておく
・デスク内のモノを探す時間は10秒以内
・デスク整理という業務を毎日行う

【余裕があればここまで】
・共用スペースも綺麗に保とう
⇨全体最適な配置を心掛けよう

デスク整理が大切な理由とその効果

デスク整理が大切な理由

なぜデスクの綺麗さが必要なのでしょうか。
それは、”常に作業するデスクだから”だと思います。

散らかるデスクの改善は、片付けるだけで仕事を時短しているということになると思います。

仕事中に常に作業するデスクで探す時間を1秒短縮することで、半永久的に時短効果が生まれるということに気付きました。

これに気付いていないと常に100%の状態からマイナスされた状態で仕事を続けるので、お金と時間の垂れ流し状態になるというわけです。

小さな努力で、大きな効果を生む。これがデスク整理の重要性というわけですね。

デスク整理によって能力を最大限引き出す

私の勤める会社に、社内でも評価の高い同僚がいます。彼のデスクは常に綺麗でした。
デスクについての拘りを聞いてみると、「自分の力を十分に発揮するための環境を常に作っている」と言っていました。

散らかった状態で100%の集中力を保つことは不可能だと言いたかったのだと思います。

そのデスク環境があるから100%の仕事ができるのではなく、100%の仕事をするための一つの要素が綺麗なデスク環境であるということです。

パソコンのデスクトップも同じで、アイコンが散らかっている人は沢山いますよね。デスクが綺麗な彼の入り口はいつも1つ。自分で決めた規則に従ってフォルダ整理がなされているため、探すという無駄な行為は一切しませんでした。

いつも自分の最高のパフォーマンスをするためには、無駄な思考はしないのです。

これから”何を”やるかによって作業スペースが作られていくので、とても仕事がしやすくなります。

デスク整理における禁止事項3つ

デスクが散らかる人の特徴は以下のようなものがあります。

デスクが散らかる人の特徴

・書類を平置きでデスクの上に置いている

・決断を先延ばしにしている

・一度に複数のタスクに手を出している

【特徴①】書類を平置きでデスクの上に置いている

「忙しい時に書類を平置きで机に置いておこう」ついついやってしまいませんか?

書類を印刷やコピーをしたり、上司から指示されて回ってきたものを「後で確認しよう」と思い、そのまま書類をデスクに平置きしてしまいます。

その時は、「後ですぐ見るからいいや。」なんて思っていても、”後で”が来る前にまた違う書類が来てしまうなんてことがあると思います。

さっき置いた書類の上に、違うタスクの書類が乗っかり、後で見るはずだった書類が見えない状態になってしまいます。見えなくなるとその存在を忘れてしまい、結局やらずに仕事を終えてしまうこともあるのではないでしょうか。

【特徴②】決断を先延ばしにしている

やむを得ず決断を先延ばす場合は、専用の書類BOXに入れて当日中に処理しましょう。 

書類が回ってきたとき、その時にすぐ捌けるものであれば問題ないと思います。問題は、少し自分で考える必要がある書類の処理スピードではないでしょうか。

”短い時間でできるタスクほどすぐに処理する”という意識が大切です。
デスクを綺麗に保つためにも、書類がたまらないように意識しましょう。

本来短時間で処理できるはずのタスクが、何個も積み重なることによって、結果として大切なタスクが埋もれてしまうことに繋がります。まさに「塵も積もれば山となる」といった状態です。

【特徴③】一度に複数のタスクに手を出している

デスク整理がうまくいかない人の特徴として「一度に複数のタスクに手をつける」ということがあります。

”複数のタスクを少しずつこなす”これは、一見できる人がやることに思えますが、短時間におけるマルチタスクは逆に効率が落ちると思います。

全て進められている一方で、見方によっては全て中途半端とも言えるのではないでしょうか。

デスクはまな板のようなものだと思います。限られたスペースをどう使っていくのか。野菜や肉を同じまな板で同時に切ることはないでしょう。”今”やるタスクのもの以外、デスクの上には置かないというのが鉄則だということに気付かされます。

デスク整理整頓のコツ

では、実際にできるビジネスマンはどんなデスクに仕上げているのでしょうか。

自分が最高なパフォーマンスをするために、デスクはどうあるべきかを考えていきましょう。

【コツ①】デスクの上は最小限にしておく

デスク整理のポイントは以下の通りです。

・”いま”使うもの以外デスク上に置かない

・判断に迷う書類が発生した場合には、予め決めたBOXに入れる

基本的には、デスクの上は「パソコン・携帯電話・実行中タスクの書類」のみにしました。

それ以外のモノがデスク上にあって何かの役に立つわけではありませんし、かえって書類を汚してしまうリスクになりかねないと思ったからです。

「書類を積むくらいなら、専用のファイルBOX」に入れて、落ち着いたら覗いてみることをオススメします。

【コツ②】デスク内のモノを探す時間は10秒以内

電子系にしろ、紙系にしろ大切なことは、必要な時にすぐ取り出せることが大切です。

モノを探す時間の目安は”10秒”とするといいでしょう。
これ以上探す時間にかかるのであれば、まだまだ整理の余地があるのではないでしょうか。

デスク整理のメリットは以下のとおりです。

<デスクがキレイなことのメリット>

・視覚的に不要な情報が入ってこない
・やるべきことが明確になっている
・仕事を任せたいと思ってもらえる
・作業スペースが十分に確保されている

デスクがキレイな人には、思わぬチャンスがやってくるかもしれません。

デスクがキレイというだけで、仕事が丁寧に思われますし、任せたことをしっかりやってくれそうだと印象付けることができると思います。

デスクが汚い方があいつ頑張っているなと思われそうですが、安心して任せられるのはどちらでしょうか。

【コツ③】使用頻度に応じたモノの配置

近い位置から使用頻度の高いものを配置していきます。

その際使用頻度の基準があるといいでしょう。

・ホチキスは毎日5回は使うから、一番出しやすい位置に置く。

・名刺の束は、不足したら補充する程度なので、一番奥に置く。

使用頻度は時期によって変わる場合があるため、定期的に見直していきましょう。

【コツ④】電子書類として保存する

基本的に、書類は持たないように意識します。
紙である必要がないものは、スキャンして、電子系として保管していくといいでしょう。

電子書類の保管にもルールがあるとより良いでしょう。例は以下の通りです。

・タスクごとにフォルダを分けて、期限を設定する。
・期限を超えても見なかったものは、削除する。

本当に必要な書類なら紙でも別の箇所に保管しておき、電子系であればバックアップを取っておくようにしましょう。

【コツ⑤】デスク整理という業務を毎日行う

営業マンが革靴を毎日磨くように、オフィスワーカーは机の環境を整理することが大切だと思います。

「デスクの整理は時間が空いた時にする。」という人が多くいますが、終業5分前にデスク整理という業務を取り入れることで綺麗を保つことができます。

翌日も効率よく仕事を進めるために、机の上には何も置かずに帰宅するように心掛けましょう。これを実施することで、翌日も頭の中も、机の上もスッキリした状態で仕事にスムーズに入ることができるようになりました。

【余裕のある人はここまで】共用スペースの整理整頓

管理の責任が明確でないために、意外となんのスペースか分からなくなったり、誰のものか分からないものが置かれたり・・・みたいなことあると思います。

これらって捨てていいのかも分からないし、いつ誰が片付けてくれるかも分からないので散らかっている状態になりがちですよね。

「共用スペースが散らかっている=職場全体の作業効率が落ちている」ということを認識し、そこで私は、「使ったら戻すところを明確にし、常に共用スペースには私物を置かない」ような環境づくりができると良いでしょう。

荒れやすい共用スペースだからこそ、自分が共有スペースを管理するという意識を持つことと、それを発信することが大切だと思います。

小物関係で、使用頻度が低いものは個人で抱えるのではなくて、共用で管理するのもいいと思います。

例えば、プロジェクターを共用スペースに配備するとします。
これがオフィスのど真ん中に配備されてみてください。
使うためには、運ぶことから始めなければなりません。
プロジェクターを使用する場所に動線を意識して配備することが大切です。

デスク整理の重要性まとめ

デスク整理は仕事を進めるために必要な業務です。自身の能力を最大限引き出すためにも、ノイズとなる不要物を取り除いて集中力を高めましょう。
結論

【デスクを綺麗に保つために】
・デスクの上は最小限にしておく
・デスク内のモノを探す時間は10秒以内
・デスク整理という業務を毎日行う

【余裕があればここまで】
・共用スペースも綺麗に保とう
⇨全体最適な配置を心掛けよう